日本綜合商社「丸紅」擁多元辦公空間,提升工作效率的環境

日本綜合商社「丸紅」擁多元辦公空間,提升工作效率的環境

疫情爆發下促使人不得不分散,也向企業丟出一個重新思考辦公空間的契機,開放式辦公空間、混合型工作環境、自由座辦公空間等,今天向各位分享一家日本公司重新規畫的辦公空間巧思。


目錄

  1. 舊大樓翻新的契機
  2. 公司內促成連結的三個「場地」
  3. 加強個人與公司連結的巧思

丸紅 日本綜合商社新辦公室在在2021年2月竣工,新辦公空間的概念是「Chain(連結)」,將人、事務、資訊更加有彈性,且更加有效率的匯集起來為目標,並規劃了三個可以促成「連結」的「場地」,讓員工可以自律的選擇,也就是自由席,負責新建規劃專案的人士表示,這是與以往辦公空間最大的不同。


新辦公室的概念是「Chain(連結)」
示意圖

1.舊大樓翻新的契機

中池先生說到「舊大樓為1972年建設的建築,在2011年東日本大震災的時候雖然建築物本體沒有損傷,不過以BCP(Business Continuity Planning)的觀點來衡量,我們判斷應建造在大災害時仍舊可以持續營運的新辦公室、辦公空間,而在2016年開始了改建計畫。」

辦公室由「固定席」轉為「自由席」的契機

中池先生表示「新冠肺炎的疫情爆發時正值改建中,原先規畫辦公空間內有8成的位置為『固定席』採用『混合型辦公空間』預計讓每個部門擁有自行選擇的權利,不過在疫情對策下,遠端工作、居家辦公的必要性提升,也迅速滲透到我們的生活,最終我們採用了『自由席』的規劃,座位以組織總人數的70%計算。」

「新辦公空間的概念『Chain(連結)』是在轉移前期才確立的主題,企劃本身以創造可以『連結人與人』『連結工作與創意』的場地為中心思想,最後連結於『Chain』一字」大村小姐分享。

2.公司內促成連結的三個「場地」

由於丸紅是日本綜合商社,也就是說存在這許多不同業務內容的綜合體「不同的部門當然存在於種類繁多的業務內容,也有許多關係公司,說穿了,明明就同一企業,換個部門就變成不同行業,簡直跟換間公司一樣,業務內容、文化完全不同,因此希望藉著新的辦公空間帶來一些不同的氣息。

促成連結的三個「場地」

我們的概念是,新的辦公空間取出公司[丸紅]的丸(有圓圈的意思)”O”,設立了三個主題「Circle」「Huddle」「Round」不同的辦公空間(場地),讓員工可以自律的在當中選擇要工作的場所,

「Circle」→與組織連結為一體,建立信賴的場地

雖然是自由席,不過是以部門為區隔,能夠順利分享組織內的情況和願景,可依不同的業務內容選擇其他位置,特別在實現員工期望最高的「效率化」「專注」上面下了一番功夫。

「Huddle」→有目標意識地,聚集討論的場地

「Huddle」是美式足球用語,意思是賽前進行的作戰會議,圍圈討論的概念。

與「Circle」比鄰,可隨著使用人數、使用方法增減桌椅,優點是不須預約可以自由地進行溝通。

Web會議隔間設立在視野寬闊的窗邊

另外,Web會議隔間則是設立在視野寬闊的窗邊,減低密閉空間的壓迫感,而附近的吧檯式辦公桌高度則是設計為容易與路過的人對到視線,以此增加交談的機會。

「Round」→多樣性選擇,創造新價值的場地

這個辦公空間特別設計使人可將心解放,提升專注力並從中去察覺以往未有的發現為目的,每個樓層的中央都有這樣的空間,並在環境設計上面特別有巧思,無論是自然光、景色、燈光、擺設,都讓人可以從中去感受季節或時間的轉換,無論是在視覺上或是體感上,整體呈現溫暖的質感。

每個樓層都有連結彼此的「Round」空間

在這個辦公空間我們以「刺激五官的手法」為主題,採用了音景 (Soundscape )構思,融合了天然香氛,刺激感性,也有設置咖啡霸隨時可提空能源補充或是轉換思緒,並高比例的使用了天然的木頭、布料、金屬等多種材質製造之家具、擺設(由Cassina ixc進行室內設計)。

每個樓層都設有上述的三個場地,以「Round」為中心,旁邊有「Huddle」,另一側則是「Circle」,讓「Round」連結每一個樓層的構造,中池先生表示「每個樓層的『Round』有不同主題:”Morning Fresh”、”Magic Hour”、”Midnight Meditation”,這樣的設計是為了增加連結性的一環。」

3.加強個人與公司連結的巧思

在角落也可意識到自己為公司的一份子

更有趣的是,在每個不同的「Round」辦公空間所播放的環境音(鳥叫聲等)也不同,且都是特地到丸紅發源地的滋賀縣去收錄的,而七樓的員工食堂「〇Café」則設置了烏龜與兔子的擺設,這是丸紅商店專務的古川鉄治郎先生為地方小學樓梯設置的擺設複製品。

新的辦公空間讓每個員工有自由的工作空間,又不會感覺落單,且可以在小地方感受到自己與公司的連結是一件很有意思的構思,並可以時時感受到公司一步步成長的歷史也是不常有的體驗。

參考網站
lifehacker

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[結語]
在習慣固定席辦公的生活後,切換進入自由席時代或許一開始會讓許多人不習慣,讓員工在處理不同業務的時候自行選擇使用不同的工作空間,事實上也需要員工自己有判斷、自律、變通的能力,或許環境已經轉變,但我們卻還沒有追上轉變的世界也說不定。